Warum landen meine Rechnungs-Mails von invoice@ im Spam – und was kann ich dagegen tun?
Oh ja – das Problem ist leider sehr verbreitet, aber gut lösbar.
Wenn du E-Mails von einer neuen Adresse wie invoice@deinedomain.de versendest, checken viele Mailserver erstmal: „Kommt das wirklich von dir – oder ist das Spam?“
Wenn dein DNS (quasi das Ausweissystem deiner Domain) die Adresse nicht authentifiziert, wirst du oft aussortiert. Was du brauchst, ist eine saubere DNS-Konfiguration, mit drei Einträgen:
- SPF – sagt: Diese Server dürfen für dich Mails verschicken
- DKIM – signiert deine Mails digital
- DMARC – gibt an, was passieren soll, wenn etwas nicht passt
Hier zwei Beispiele zur direkten Umsetzung:
Beispiel 1: Relevante DNS-Einstellungen bei Domain-Offensive
Beispiel 2: Einträge bei Strato
Diese Einstellungen kannst du entweder selbst bei Strato eintragen (im DNS-Editor), oder du gibst sie an den Support weiter – die helfen oft gern.
Alternativ: Ich helfen dir Jan oder ich direkt dabei ;-)
Und wie kann ich noch dafür sorgen, dass meine Mails nicht im Spam landen?
Weißliste = deine beste Freundin!
Wenn du regelmäßig an die gleichen Kunden Rechnungen schickst, dann hilft ein ganz einfacher Tipp: Bitte sie, deine Adresse invoice@deinedomain.de in ihrem Mailprogramm als vertrauenswürdig oder “Absender immer zulassen” zu markieren. Das nennt sich Whitelisting.
Beispiel 3: White List - E-Mail-Adressen als vertrauenswürdig markiert
Je nach Anbieter geht das mit zwei Klicks – und wirkt oft Wunder gegen den Spam-Ordner.
Mehr Hintergrund (nur wenn du magst): In diesem Beitrag wird super einfach erklärt, was es mit SPF, DKIM und DMARC auf sich hat – und warum das für deine Rechnungsmails so wichtig ist: SPF, DKIM & DMARC einfach erklärt
Mein Fazit:
- DNS-Einträge sauber setzen (lassen)
- Kunden bitten, dich zu „whitelisten“
- Rechnungs-PDFs am besten auch so benennen, dass sie nicht nach Spam klingen