Folge 038 – E-Mail-Automation

Intro

[0:01] Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge des Unternehmer-Podcasts für Internet-Marketing.

[0:08] Music.

[0:13] Ich bin Jan von Webgefährte und auch heute habe ich wieder ein Erfolgsrezept mitgebracht. Diesmal dreht sich alles um E-Mail-Marketing-Automation. Du bist Solo-Unternehmer und investierst bereits Zeit in SEO und Content-Erstellung? Da kommt oft die Frage auf, kann ich E-Mail-Marketing überhaupt noch obendrauf packen? Keine Sorge, das Problem ist bekannt. Die Lösung können wir in der Automatisierung finden. In dieser Folge erfährst du, wie du Aufgaben, aber auch E-Mail-Marketing automatisieren kannst. Um hochwertigen Content über einen weiteren Kanal zu vermarkten, ohne mehr Zeit investieren zu müssen.

[1:05] Nicht nur für bestehende Kunden im hinteren Teil der Customer Journey kann dies einen echten Mehrwert bieten. Mein heutiger Gast ist eine Expertin in diesem Bereich und wir werden uns ansehen, welchen gedanklichen Ansatz sie verfolgt, um damit Prozesse zu optimieren und welche Ergebnisse damit erzielen kann. Und wir werden natürlich auch auf den größten Einwand eingehen, den Zeitmangel. Glaub mir, mit dem richtigen Automatisierungsansatz entfällt dieser Stress komplett.

[1:46] Also bleib dran, wenn du wissen willst, wie du E-Mail-Marketing zu einer effizienten Erweiterung deines Marketing-Mix machen kannst. Ohne Überforderung.

Vorstellung von Valerie

[2:00] Und jetzt freue ich mich auf meinen heutigen Gast. Ihr Herz schlägt für E-Mail-Marketing und ihr Versprechen ist klar. Mehr Leads über diesen digitalen Postweg. Seit 2016 ist sie im Online-Marketing unterwegs und hat seitdem unzählige Unternehmen dabei unterstützt, ihre Marketingstrategien effizienter zu gestalten. Ihre Kunden beschreiben Sie als tiefgründig, praxisnah und voller geballtem Wissen und was Sie besonders auszeichnet, Ihre Authentizität und die Freude, die Sie in Ihre Arbeit einbringt. Ihr Wissen teilt sie nicht nur in der Beratung, sondern auch als Dozentin für E-Mail-Marketing-Automatisierung an der Social-Media-Akademie in Mannheim und sogar in ihrem eigenen Kurs auf LinkedIn Learning. Daraus oder darüber hinaus ist sie eine gefragte Speakerin auf namhaften Online-Marketing-Veranstaltungen wie dem KI-Day. Und jetzt freue ich mich, Sie im Podcast begrüßen zu dürfen. Herzlich Willkommen, liebe Valerie Khalifeh.

[3:15] Ja, vielen lieben Dank für die Einladung. Schön, dass du da bist und schön, dass du dir die Zeit nimmst. Bist du bereit für ein paar persönliche Fragen, dass sich unsere Zuhörer ein Bild von dir machen können? Ja, gerne. Bist du ein Kind der 90er oder 2000er und was hat dich in diesem Jahrzehnt besonders geprägt? Ja, also ich bin eindeutig 90er, fühle mich da dann auch immer sehr gut aufgehoben, weil ich halt so viele Erinnerungen habe, dass man das erste Mal ins Internet gekommen ist, wie das damals noch so war mit den Geräuschen. Und wenn man im Internet ist, dann kann kein anderer telefonieren. Und diese Gespräche mit meiner Mutter darüber, dass sie jetzt aber telefonieren möchte und das erste Handy, solche Geschichten erstmal. Von daher würde ich sagen, definitiv Kind der 90er, wo diese ganzen Jobs, die wir heute machen, noch gar nicht so klar waren, dass das mal irgendwie größer, breiter, mehr gemacht wird. Von daher wusste ich damals auch noch nicht, was ich heute machen würde.

[4:25] Das sind ein paar tolle sprachliche Bilder. Also so dieses Modem, was sich einwählt ins Internet. Ich hatte es schon wieder komplett verdrängt. Aber vollkommen richtig, diese Begleiterscheinungen, die das Internet mit sich gebracht hat in den ersten Tagen. Irgendwo auch eine tolle Zeit gewesen. Kann ich bestätigen.

[4:50] Welchen Traumberuf hattest du als Kind und wenn ja, warum diesen? Ja, also ich wusste ja, wie gesagt, gar nicht. Ich muss auch dazu sagen, ich wusste nicht nur nicht, dass es meinen Job gibt. Ich bin da auch ein bisschen reingestolpert. Früher wollte ich eigentlich gerne Tierpflegerin im Zoo werden. Und zwar, weil ich Tiere immer so gerne mochte. Und ich habe mir nichts, also ich fand nichts spannender und interessanter, als sich mit Tieren zu beschäftigen. Aber dann habe ich mein Praktikum, als ich 15 war, gar nicht im Zoo bekommen hier in Köln. Ja, und dann war es wieder dabei.

[5:27] Eine vertane Chance, würde ich heute für den Zoo sagen. Ich habe es in einem der letzten Folgen auch schon gesagt, interessant, wie wir manchmal so Kinderwünsche nach Traumberufen, wie die auch wieder nachher von der Realität einkassiert werden. Ja, also ich hatte, glaube ich, letztens unsere Tochter ist gerade noch tatsächlich auf dem Trip, Tierärztin, ja, ganz toll. Und dann hört man, warum werden denn eigentlich so wenige dann tatsächlich das, was als Kind mal so ganz oben auf dem Zettel stand?

[5:58] Und ja, dann hat es vielleicht auch ein bisschen was mit der Generation zu tun, die dann sagt, naja, die Kuh vom Bauer Müller, die wird nicht zwischen 9 und 17 Uhr krank. Die wird vielleicht auch mal am Wochenende krank oder kalbt dann gerade oder wie auch immer. Also ich weiß nicht, was dann häufig so die regulären Arbeitszeiten oder vielleicht auch die Arbeitsbelastung, die damit einhergeht. Ich mag es gar nicht so ins Negative notieren, sondern es gibt halt dann einfach so Randerscheinungen, die man als Kind vielleicht so nicht sieht und die man dann als Erwachsener für sich nochmal neu bewertet. Aber das mit dem Praktikum ist echt schade. Auch die Erwartungen sind ja dann teilweise total unterschiedlich von dem, wie dieser Job aussehen würde, was man dann tun würde und das, was man dann halt in Realität tut, ist auch oft einfach zu groß der Unterschied. Also als Tierärztin denkt man ja wahrscheinlich auch in erster Linie, ich möchte den Tieren helfen und bin mit Tieren zusammen. Aber dann halt auch die negative Seite. Man muss vielleicht auch Tiere einschläfern, weil sie leiden. Solche Sachen will man ja eigentlich gar nicht. Deswegen kann ich das schon verstehen.

[7:07] Absolut. Hast du schön eingefangen, würde ich sagen. Bleiben wir mal noch kurz in der Kindheit. Hattest du dort ein Idol? Und wenn ja, was hast du an ihm oder ihr bewundert? Nee, ich hatte keinen Idol. Das muss ich erst mal gleich vorweg sagen. Ich habe aber… Kein Idol gehabt, weil ich sehr, sehr eigensinnig war. Also ich war immer, Hauptsache ich mache was anderes als die anderen oder ich mache was anderes als das, was erwartet wird. Und meine Mutter hatte damals schon immer zu mir gesagt, oh, hoffentlich legt sich das irgendwann wieder. Denn als ich so acht Jahre alt war, da fand ich das total cool, einen Rock über eine Jeans zu ziehen, weil das hat niemand anderes gemacht. Und hat sie gesagt, das kannst du nicht rumlaufen. Von daher habe ich mir dann immer so ein bisschen selbst meine Ziele und Learnings und Erfahrungen gesammelt, die mich dann geprägt haben. Ja, Wahnsinn. Das ist auch eine nette Anekdote. Stell mir das gerade bildlich vor.

[8:06] Also ich sage mal, so eine dicke, fette Strumpfhose mit einem Rock, so was könnte ich mir, das ist wahrscheinlich noch so gängig. Aber dann über die Jeans, das ist dann schon eine andere Nummer. Aber du, es wundert mich dann nicht, dass du dann heute Marketing, Online-Marketing gelandet bist, weil das sind ja Dinge so, anders denken ist da häufig ein ganz hilfreiches Muster im Kopf.

[8:21] Ja, wie kriege ich jetzt den Bogen zu deinem beruflichen Thema? Ich glaube, der ist gar nicht so leicht.

Effizienz im Arbeitsalltag

Welche Rolle spielt denn Effizienz für dich im täglichen Geschäftsleben? Um mal so ein bisschen Richtung dein Thema Automation und was dich da vielleicht auch gedanklich hingebracht hat. Vielleicht gab es eine Wesenseigenschaft, die du hast, die da eine Brücke sein kann.

[8:52] Tja, es gab keine richtige Brücke. Wie gesagt, ich bin da so ein bisschen reingestolpert. Und in meinem Alltag selber merke ich einfach immer wieder, sobald wir, also es gibt es ja häufiger mal, dass man Aufgaben mehr als einmal macht. Und gerade in solchen Situationen ist es natürlich hilfreich, dann auch zu überlegen, hey, wie kann ich das Ganze besser gestalten, dass ich meine Zeit halt gut nutzen kann. Und ja, Letztendlich für mich, was grundsätzlich wichtig ist, wenn ich gerade auch mit Kunden arbeite, oft ist das Problem die Zeit. Es gibt nicht genug Ressourcen, es gibt teilweise aber auch nicht genug Know-how und wenn es darum geht, Marketing Automation zu implementieren, dann soll ja eigentlich auch wieder Zeit gewonnen werden und Zeit auch geschaffen werden, um sich zum Beispiel Know-how anzueignen für bestimmte Dinge, weil eben Marketing Automation einem etwas abnimmt.

[9:49] Sehr, sehr schöne Brücke. Ich glaube, da mussten wir uns jetzt gar nicht doll verbiegen. Kann ich total gut nachvollziehen. Bei mir ist das Thema, wie kann ich mich zur Buchhaltung motivieren? Für mich so ein Thema jeden Monat, jedes Quartal und da ist tatsächlich für mich dann immer der Aufhänger, was kann ich im Vergleich zur Abrechnungsperiode vorher, was kann ich da ein Stück weiter automatisieren, dass ich im nächsten Monat mich freuen kann, ich habe weniger Zeit investiert. Ich möchte jetzt nicht den Buchhaltern zu nahe treten, aber das ist einfach so für mich ein Wesenszug.

[10:23] Für mich ist Buchhaltung was, was sein muss, aber das würde ich jetzt nicht in die Ecke Wertschöpfung schieben. Und deswegen kann auch da Automatisierung, glaube ich, so ein Motivationshebel sein. Zumindest ist es da bei mir so.

E-Mail Marketing Automation

[10:37] Ja, sehr schön. Dann würde ich sagen, gib uns doch mal so einen kleinen gedanklichen Abriss. Was ist für dich so das Wesen der E-Mail-Marketing-Automation? Also wie würdest du als vielleicht auch Einzelunternehmer idealerweise darüber denken, über diese Form der Kundenansprache, um vielleicht auch so ein bisschen Vorurteile oder Hemmnisse vielleicht auch gedanklich mal zu adressieren, ob die überhaupt relevant sind bei dem Thema? Du meinst, Hemmnisse das nicht zu tun, also nicht zu automatisieren? Genau, weil man schon einen anderen Marketingkanal entsprechend bedient und sagt, hey, ich möchte jetzt nicht noch ein zweites Thema anfassen, aber vielleicht hat es tatsächlich ja auch Vorteile, tatsächlich mal unter einem anderen Blickwinkel darüber nachzudenken. Ja, also ich würde sagen, grundsätzlich ist es ja nie verkehrt, sich zu überlegen, wie kann ich insgesamt meine Arbeit effizienter gestalten oder so gestalten, dass ich für das, was mir Spaß macht, mehr Zeit habe oder vielleicht auch einen Kunden mehr bedienen kann. Und von daher würde ich nie nur mit einem Kanal denken. Es ist ja sowieso so, dass ich als Solo-Selbstständige.

[11:59] Viele Aufgaben jonglieren muss. Ich muss ja trotzdem gefunden werden. Ich möchte aber natürlich auch, sage ich mal, vielleicht Thought Leader sein. Dann habe ich eben da auch den Bereich im Social Media. Gefunden wird man über die Webseite. Also ich muss oder ich mache vielleicht Social Media mit meinen persönlichen Gedanken oder ich mache Videos oder solche Sachen. Das muss ich ja auch irgendwie koordinieren. Von daher gibt es eh Sachen, die ich jonglieren muss. Und auch dann die Kundenbetreuung oder die Aufgaben, die ich da dann erledige etc. Von daher ist es für mich immer die Frage nicht, oh Mist, jetzt muss ich mich irgendwie neu reindenken und ich muss das alles komplett von A bis Z verstehen. So würde ich das nicht sehen, sondern ich würde erstmal meine aktuelle Situation betrachten und überlegen, wo würde mir das vielleicht sehr viel Zeit schon sparen. Und das muss nicht ausschließlich im Marketing sein. Das kann auch im Sales sein, das kann in interne Prozesse sein, dass ich irgendwo dann eine Notification bekomme und auf die Art und Weise dann halt eben mich an bestimmte Dinge nicht erinnern muss. Von daher würde ich dann immer das so betrachten, dass ich erstmal überlege, was an Aufgaben könnte man rein theoretisch automatisieren und von der Art und Weise dann das Ganze betrachten, was muss ich jetzt tun, damit ich das halt automatisieren kann.

[13:25] Um A, entweder Zeit zu gewinnen oder um B, zu sagen, Mensch, wie kann ich vielleicht auch die Qualität erhöhen? Also wenn ich Dinge häufig wiederholt ausführen muss, schleicht sich ja dann auch ein Fehler ein oder kann sich Fehler einsteigen, wir sind alle nur Menschen. Oder halt dann das vorhin schon erwähnte Thema, was ist eigentlich mit Aufgaben, die ich immer wegpriorisiere, weil ich sie nicht gerne mache und in dem Fall da vielleicht auch einen Motivationshebel bekomme, sage, was kann ich mich da eigentlich abnehmen lassen, um diese Aufgabe dann nicht immer hinten runterfallen zu lassen, sondern sie tatsächlich zuverlässig auch abzuarbeiten. Ja, ganz tolle Einstellung, finde ich super. Auch, dass wir den Kontext für die Einzelunternehmer hier schon im Blick haben. Vielleicht bleiben wir da ganz kurz. Was für Kampagnen, vielleicht schwenkt man so ein bisschen Richtung E-Mail-Marketing jetzt mal ein. Was für E-Mail-Marketing-Kampagnen würdest du für Solo-Unternehmer tatsächlich auch empfehlen, um so schnelle Ergebnisse, weil die ja sind ja immer der beste Motivator, etwas entweder Neues zu machen oder tatsächlich mal seinen gedanklichen Horizont zu erweitern. Welche Form von Kampagnen würdest du da empfehlen?

[14:43] Also bevor jemand mit einem Newsletter startet, würde ich immer empfehlen, sich erstmal zu überlegen, was für Evergreen-Content habe ich denn und kann eine Willkommensnachricht oder eine Willkommensstrecke aufbauen. Sprich, wenn sich jemand ganz am Anfang irgendwie durch was auch immer bei mir in die Liste begibt über einen Liedmagneten oder weil ich vielleicht wirklich dafür werbe, dass ich Newsletter schreibe, kann ich damit halt eben anfangen und mir insofern Zeit sparen, weil in dieser Willkommensstrecke erstens der Kontakt, der gerade in irgendeiner Art und Weise seine Daten hinterlassen hat, erwartet ja auch in irgendeiner Form auch eine Kommunikation. Und es ist einfach Servicegedanke da, dann sich vorzustellen, Dienstleistungen zum Beispiel schmackhaft zu machen oder zu erklären, hey, wie läuft das denn normalerweise ab, vielleicht irgendwelche Fragen oder Herausforderungen schon mit anzuteasern und zu erklären, in welcher Form man zum Beispiel zusammenarbeiten könnte. Das ist auf jeden Fall was, was ich immer empfehlen würde. Mit so einer Willkommensstrecke macht man auch nichts falsch, weil die Person, die eben da gerade frisch reinkommt, die erfährt dann eben auf automatisierte Art und Weise, was du eh vielleicht in irgendeiner Form dieser Person irgendwann gesagt hättest.

[16:01] Eine andere Sache, die ich auch sehr wichtig finde, gerade für Solo-Selbstständige, ist das Thema, da befinden wir uns eigentlich wirklich so im Bereich Service. Wenn ich jetzt zum Beispiel darüber nachdenke, ich bin Coach oder Berater oder Trainer dergleichen, dann habe ich vielleicht so typische Prozesse. Also wie sieht eine Beratungssession bei mir aus? Vielleicht gibt es auch typische Fragen, die da immer wieder kommen. Hey, was weiß ich, wie läuft das ab? Oder was für Ergebnisse kann ich erwarten? Oder ja, keine Ahnung, vielleicht auch bestimmte Probleme, die man dann mitbringen möchte. Hat das sonst jemand? Und jedenfalls denke ich, dass es da ganz viel gibt, wo die Kunden und Kundinnen ähnliche Fragen haben oder vielleicht ähnliche Gedankengänge, die man dann in so einem Onboarding auch mitgeben kann. Das heißt, wenn jemand zum Beispiel unterschreibt, dann kann man da eben so eine Onboarding-Strecke starten, wo man dann sagt, hey, und hier erkläre ich dir jetzt einfach nochmal alle wichtigsten Sachen.

[17:03] Ich kann dir das auch alles nochmal persönlich erklären etc. Aber dann hat das jemand halt einfach nochmal schriftlich und kann auf die Art und Weise sich gut darauf einstellen. Das heißt, das würde ich auf jeden Fall automatisieren. Oder auch das im Nachgang. Also das ist ja wichtig, dass man eben diese Sichtbarkeit bekommt. Und die Sichtbarkeit bekommt man, indem halt Menschen, die schon mit einem zusammengearbeitet haben, entweder eine Empfehlung schreiben oder eine Bewertung oder überhaupt weiterempfehlen. Kann ja auch einfach persönlich sein. Und das heißt, halt nachdem man ein Projekt beendet hat, zu fragen, hey, wie hat es dir gefallen? Hier kannst du mich bewerten oder hier kannst du mir nochmal Feedback geben oder vielleicht wollen wir, keine Ahnung, irgendwie ein kurzes Video aufnehmen oder ein kurzes Statement. Und wie auch immer man den Prozess dann genau gestaltet, aber das sollte man auch auf jeden Fall automatisieren, in dem Sinne, dass man halt das nie vergisst, dass es effizient gestaltet ist und man auf die Art und Weise dann halt automatisch dann auch entweder Bewertungen oder Empfehlungen reinbekommen kann. Siehst du da einen Zusammenhang vielleicht auch als Vorstufe eines Mitgliederbereiches, wenn wir jetzt mal im Kontext der Webseite bleiben und sagen, hey.

[18:17] Ich habe diesen Onboarding-Prozess mal in einem Erklärvideo festgehalten und kann dann dieses Video tatsächlich auch als Teil meiner Automation dann mit Leuten teilen, Vielleicht noch das ein oder andere Dokument mitzugeben, was auch in dem erklärenden Video entsprechend erläutert ist, um tatsächlich jetzt einen Einmalaufwand mit dem Aufzeichnen eines Videos beispielsweise dann auch für viele andere Kunden nutzen zu können und dann über die Automatisierung das tatsächlich dann zu skalieren. Würdest du das in dem Zusammenhang als sinnvoll erachten? Ja, da kann man definitiv Zeit sparen und Videos sind ja auch ein ganz super Medium, um das auch mit einer E-Mail zu kombinieren. Also man muss ja nicht alles nur in Textform schreiben, sondern man kann einfach sagen, hey, klick hier, dann kommst du auf die Landingpage, kannst dir das Video anschauen und kannst da halt irgendwie in drei Minuten das Wichtigste erfahren. Das würde ich definitiv sagen, dass es sinnvoll ist, dass man das nicht für jeden individuell gestalten muss, gerade wenn es halt das Problem ist, dass man vielleicht gar nicht genug Zeit hat.

[19:31] Absolut. Wo sich für mich gerade ein schönes Puzzleteil, weil wir das in unserem Vorgespräch hatten vorhin, jetzt wieder zusammenfügt ist, ich hatte vor, ich glaube, drei, vier Folgen ein Gespräch mit der Ann-Kathrin Edelhoff. Schöne Grüße übrigens, gehen raus über den Weg. Sie hat da auch von einem Onboarding-Prozess gesprochen. Sie denkt das natürlich ein bisschen größer mit ihrem Social-Media-Thema für Mittelständler und auch für große Unternehmen. Und da stelle ich mir die Frage, was halt für ein großes Unternehmen funktioniert mit einem, sie nannte es Onboarding-Hub. Warum das nicht auch auf kleinerem Niveau für mich als Einzelunternehmer zu denken und zu sagen, da habe ich halt dann keine 5, 6, 7, 8 Videos, die bestimmte Sachen erklären, sondern ich habe das auf einem kleineren Level sozusagen, aber mit dem genau gleichen Nutzen für mich als Unternehmer und für den Kunden, der jetzt nicht warten muss, weil er sich mit mir für ein Erstgespräch oder vielleicht für die erste Beratungssession vorbereiten möchte und ich aber nicht die Zeit finde, dort entsprechend diese Vorbereitung von meiner Seite auch zu unterstützen und damit diese Form der vielleicht auch des konservierten Ichs über ein Video weiterzugeben und damit einfach Leute auch nicht warten zu lassen, in Service-Gedanken einfach höher zu hängen. Eine ganz, ganz tolle Idee.

[20:59] Definitiv. Also gerade in dem Bereich kann man ganz, ganz viel machen, dass man sich einfach nur überlegt, was sind typische Fragen, was sind typische Ängste oder Sorgen, was sind typische Herausforderungen oder Ziele meiner Kunden und Kundinnen. Das kann man halt alles dann in dem Sinne vorweg oder zwischendurch oder einfach sagen, hey, man kann ja auch bei dem ersten Gespräch dann sagen, übrigens, du erhältst auch nebenbei noch zusätzliche Infomaterial, mit dem du dann auch arbeiten kannst und wir in den einzelnen Sessions darüber sprechen können. Dann kann man sich auch quasi Arbeit abnehmen, indem man das vorbereitet.

[21:37] Ich würde Folgendes vorschlagen. Das Thema ist, glaube ich, so ergiebig, dass wir in den Shownotes tatsächlich für diese drei Themen, ja, so Willkommensstrecke, vielleicht Onboarding und dann das Thema eine Nachbereitung meiner Dienstleistung,

[21:51] dass wir da vielleicht so eine Art Checkliste zur Verfügung stellen für die Hörer, dass man das im Nachgang auch für sich nochmal reflektieren kann. Ich würde da mal was vorbereiten mit dir gemeinsam und dann können wir das, glaube ich, auch vollständig in dem Umfang beantworten. Richtig cool, vielen Dank.

Typische Fehler

Dann kommen wir mal zu der anderen Seite. Was sind denn aus deiner Sicht so typische Fehler, die immer wieder gemacht werden, wenn es darum geht, E-Mail-Marketing-Automation aufzusetzen oder das auch einfach langfristig richtig durchzuführen? Also ganz oft, was mir im Alltag begegnet, ist einfach, dass Menschen mit Marketing-Automation, ich weiß nicht, ob sich das vielleicht mit der Zeit ein bisschen legen wird, aber zu komplexe Sachen interpretieren. Also denken, ich muss das ganz schlau zusammenfügen. Am Ende ist es manchmal sogar einfach.

[22:47] Besser für die Kennzahlen, für den Erfolg der Strecke etc. Zu sagen, ich warte fünf Tage oder sieben Tage, dann kommt die nächste E-Mail. Ohne darauf zu achten, hat er geöffnet, hat er nicht geöffnet, wie hat er mit der E-Mail interagiert, ist er an dem Thema näher interessiert oder nicht. Am Ende ist quasi wichtig, dass ich es nicht zu komplex denke. Das begegnet mir immer wieder.

[23:11] Und dann ist es natürlich auch schwierig, sowas zu managen. Wenn man sagt, ach, jetzt muss ich da noch überlegen, was mache ich denn? Und irgendwie sich auch darauf zu konzentrieren, das ist auch nochmal ganz wichtig. Mit welchem Produkt oder welche Dienstleistung ist meine Prio ganz hoch oder meine Möglichkeiten, Umsatz zu erzielen oder Wachstum zu generieren. Da sollte ich auch zuerst drauf schauen. Ganz oft wird ja auch überlegt, hey, ich möchte hier meinen Datenbestand besser bereinigen oder, sag ich mal, kontaktieren, die, die sich jetzt lange nicht gemeldet haben oder die inaktiv waren. Dafür würde ich gar keine so großen Ressourcen nutzen, weil die Wahrscheinlichkeit, also der Erfolg einer Reaktivierungsstrecke ist weniger als der Erfolg von einer guten Willkommensstrecke oder auch einer guten Post-Purchase, würde ich jetzt mal das so nennen. Quasi jemand hat was gekauft und jetzt möchte ich denjenigen irgendwie entweder servicetechnisch begleiten oder ein zusätzliches Produkt anbieten oder eine zusätzliche Beratung, ne?

[24:12] Und das ist das eine. Also, dass man halt überlegt, nicht zu komplex, dann auch Priorisierung auf die wirklich wichtigen Dinge. Also, ich muss nicht alles automatisieren, auch wenn ich jetzt überlege, ach, ich könnte das und das und das automatisieren, erstmal sich auf das Wichtigste zu konzentrieren und halt nicht gleich zu überlegen, ach, ich muss jetzt mein komplettes Business auf links drehen, damit das halt alles automatisiert ist. Also bei den wichtigsten Sachen anfangen. Und oft ist es auch so, was mir oft auch begegnet, ist das Thema, wie sind die E-Mails gestaltet? Also, dass sich jemand, also teilweise zu lange Texte oder teilweise unstrukturiert und da gehen wir gar nicht in den Bereich, was muss ich in der E-Mail beachten, sondern das ist halt ganz normales UX, was ich auch auf der Webseite beachten muss. Ist leserfreundlich, dass jemand das auch lesen möchte, spannend formulieren, nicht aus der Ich-Perspektive, sondern was hat mein Lesender davon. Also gerade solche Themen, wo es wirklich einfach um das Thema Text geht,

[25:13] um Content, wie ich den gestalte. Das ist definitiv was, wo ich immer noch oft halt reinschaue und sage, oh, das fällt mir jetzt aber auch direkt auf, dass das nicht ideal ist. Genau.

[25:27] Verstanden.

Gute erste Anwendungsfälle

Kannst du uns noch ein Beispiel für, was ist das Wichtigste geben? Also wenn du sagst Priorisierung, nehmen wir irgendwie ein Beispiel, das sind ja Ernährungsberaterinnen, da können wir uns glaube ich alle was darunter vorstellen, was da so täglich gemacht wird. Was würde dir da als erstes einfallen, wo du sagst, damit vielleicht zu beginnen?

[25:53] Genau, also weil wir sagen, was sind so häufige Fehler? Das eine ist es zu komplex zu denken und das andere ist dann zu sagen, von der Priorisierung vielleicht mit den falschen Dingen anzufangen, die nicht so einen hohen Hebel haben und dann vielleicht auch nicht die Motivation bringen, damit weiterzumachen. Ja, definitiv. Beispielsweise in dem Sinne sehe ich auch die Situation, dass manchmal sehr viel Zeit investiert wird in eine sehr ausgeklügelte Nurture-Strecke nach einem Lead-Magneten, aber es gibt gar kein Traffic auf den Lead-Magneten. Also solche Sachen wären dann so nicht so gute Priorisierung. Also ich würde bei dem Punkt mir immer überlegen… Also erst mal von dem Grundsätzlichen. Was sind denn typische Aufgaben oder Inhalte, die ich verschicke, entweder an Kunden oder an potenzielle Kunden, die ich automatisieren kann? Und das hängt ganz stark davon ab, wie diese Person arbeitet. Und das sind eigentlich genau die gleichen Sachen, die ich eben auch genannt hatte. Also in dem Bereich, schön, dass du dabei bist, was muss ich bei der Ernährung grundsätzlich beachten, was sind typische Fehler oder Mythen, warum jemand sich nicht korrekt oder nicht ausgewogen ernährt. Mit solchen Themen kann ich natürlich da gut arbeiten, dass ich da halt einfach erstmal jemanden auf meine Dienstleistung aufmerksam mache und demjenigen zeige, was es alles bei mir zu entdecken gibt.

[27:20] Aber das ist tatsächlich sehr individuell, wie eine Person arbeitet. Also vielleicht ist bei der Ernährungsberaterin, die wir jetzt gerade in unserem Beispiel haben, die Situation immer so, dass nach dem Gespräch so eine Follow-up kommt, nach dem Motto, was wurde gelernt, was ist jetzt als Nächstes zu tun. Vielleicht hat sie ja auch bestimmte Checklisten, auf was ich achten muss bei, keine Ahnung, wie ich genug Protein zu mir nehme. Solche Sachen kann man insofern automatisieren, dass man halt zumindest die Vorlagen hat, dass man weiß, ah, die Person hat mir in diesem Gespräch das und das gesagt und dann kann ich das einfach automatisiert rausschicken.

[27:58] Ja, also das kommt ganz stark darauf an, wie die Person arbeitet, wo man da den größten Hebel sieht. Valérie, denke ich, der Individualismus, wie jeder arbeitet. Also die erste Erkenntnis würde ich sagen, ist nicht mal das Ganze nur auf der Basis einer E-Mail-Automatisierung zu denken, sondern was ist mein Ablauf, in Anführungsstrichen Workflow als Unternehmer, wenn ich mit dem Kunden zusammenarbeite. Was passiert davor, was passiert während und was muss hinterher passieren? Und sich da dann die Aufgabe rauszusuchen, die dann entsprechenden Kriterien für mich erfüllt, wie auch immer ich die für mich definiere und dann das entsprechend anzugehen. Der erste Gedanke, der mir dann kam, ist halt, dass ich auch bei der Content-Erstellung, um jetzt vielleicht nach dem gedanklichen Bogen zu einem anderen Kanal zu machen, sage, wenn ich schon einen hilfreichen Beitrag habe, der zu dem Beratungsthema von dem Kunden passt, dann kann ich natürlich die beiden Dinge gut miteinander verknüpfen und kann sagen, hey, am Ende der Beratungssession, egal ob sie jetzt face-to-face stattfindet oder ob sie online stattfindet, kriegt derjenige, einen geeigneten Link zu diesem Beitrag, um dieses besprochene Thema entweder zu vertiefen oder gleich in die Umsetzung zu kommen. Und das wäre ja wirklich dann eine, ich sag mal.

[29:22] Dienstleistung, Neudeutsch, so End-to-End gedacht, wo ich das, was ich physisch liefern kann, auch mit dem, was digital zur Verfügung ist, miteinander verbinde und dann auch meine Servicequalität entsprechend aufwerten kann. Das war das Erste, was mir dann noch eingefallen ist.

[29:40] Ein anderes Beispiel, nur dass man da auch in eine andere Richtung denken kann, kann ja auch sein, dass diese Ernährungsberaterin den neuen Kunden und Kundinnen eine Checkliste schickt oder sag ich mal so einen Fragebogen, so nach dem Motto, wie ernährst du dich denn normalerweise, wie ist dein Alltag, was denkst du, was selber dein Problem oder wie auch immer ist. Und das kann ja sein, dass es entweder ein Online-Formular ist oder vielleicht bin ich auch noch so drauf, dass ich sage, ich schicke denen das als PDF oder als Brief und dann kriege ich das irgendwie zurück, entweder per E-Mail. Und da kann ich natürlich auch Automatisierung dahinter schalten, dass ich sage, entweder, wenn das Formular ausgefüllt worden ist, bekomme ich eine Notification und vielleicht bestimmte Antworten im Formular lösen dann auch wieder bestimmte Automatismen im Hintergrund aus. Nach dem Motto, oh, das ist eine Person, die ist eher, was weiß ich, neigt dazu, keine Ahnung, zu wenig Sport zu machen. Dann habe ich hier gleich noch das andere Thema, was ich aufmachen kann.

[30:41] Und dann kann ich die Person halt im Hintergrund gleich segmentieren oder gleich in eine andere Automatisierung reinsetzen, wo ich dann sage, hey, da habe ich noch ein anderes Thema für. Und ich weiß natürlich gleich, ah, okay, super, der Fragebogen wurde ausgefüllt, dann kann vielleicht im Hintergrund gleich automatisch geschaut werden, dass eine E-Mail verschickt wird, die dann sagt, danke für deinen Fragebogen oder deine Antworten, such dir doch hier in meinem Terminkalender einen Termin aus, wo wir uns dann zusammen treffen können und dich beraten kann, wie auch immer. Und selbst die E-Mail könnte automatisiert Personalisierungsbausteine haben, dass man sagt, wenn in dem Formular bestimmte Sachen gesagt werden oder bei einem Dropdown-Menü bestimmte Themen ausgewählt werden, dass man halt auch in der E-Mail sagt, wenn in dem Formular etwas ausgewählt wurde, dann soll dieser Text dort stehen. Dass man sagt, hey, und das Sportthema, das schauen wir uns auch nochmal besonders an. Also das ist jetzt auch nicht nur nach dem Motto, es ist automatisiert und dann ist es weg, sondern auch personalisiert und gut genug von der Qualität her für die Person, dass es dann auch sinnvoll ist.

[31:49] Und das Gleiche könnte natürlich bei einer PDF sein. Also wenn ich jetzt irgendwie einfach eine E-Mail bekomme und da ist ein Anhang dran, dann würde ich zumindest diese Notification bekommen können. Und im Anschluss würde gleich die E-Mail rausgehen, hey, danke, ich schaue mir das an und lass uns doch zusammen einen Termin finden. Und das sind eben diese Automatisierungen, die ich im Hintergrund meine. Also es ist nicht immer nur nach dem Motto Werbung und Marketing, hey, buche jetzt was bei mir, sondern die Sachen, die ich sowieso schon im Hintergrund

[32:14] machen würde und ja, da halt mir selber die Prozesse erleichter. Nicht nur die Beispiele, sondern auch deinen Gedankengang über den Marketing-Tellerrand hinaus finde ich extrem hilfreich. Ich hoffe, unsere Hörer sehen das auch so.

Relevante Erfolgskennzahlen

[32:43] Dann hast du gerade schon das Thema Cost-Purchase angesprochen. Ich gehe mal davon aus, da warst du gedanklich in der KPI-Kiste, also bei den Kennzahlen. Vielleicht gehen wir da mal als nächstes hin – Leistungskennzahlen. Also wenn jetzt jemand sagt, Mensch, jetzt habe ich so die ersten Automatisierungen für mich aufgebaut. Was sind denn die Dinge, wo ein Einzelunternehmer tatsächlich draufschauen sollte? Öffnungsrate, glaube ich, ist jetzt, hast du glaube ich auch schon erwähnt, ein Thema, was viele so als erstes im Blick haben. Aber in unserem Kontext, wir können auch gerne bei der Ernährungsberaterin bleiben, dann wird es konkret. Was würdest du denn du als Kennzahlen da betrachten?

[33:11] Also für die E-Mails selber ist es natürlich extrem wichtig, dass ich mich erstmal mit meiner Branche vergleiche. Also wenn ich jetzt die Kennzahlen, Öffnungsrate, Klickrate, Conversion Rate, also wie viele tun tatsächlich am Ende das, worum ich sie in der E-Mail bitte. Also wenn ich jetzt zum Beispiel sage, hier melde dich für mein neues Programm an und was weiß ich, da gibt es irgendwie einen drei Tage kostenlosen Start oder was auch immer. Jedenfalls der Klick auf den Button führt mich auf die Landingpage und dort tue ich dann das, worum ich gebeten worden bin, nämlich, dass ich mich dafür anmelde. Das ist die Conversion.

[33:46] Das heißt, das sind natürlich Sachen, die ich mir ganz standardmäßig angucken muss. Auch wie viele Leute sich vielleicht abmelden von der E-Mail. Aber ich sollte mich immer auch mit meiner Branche vergleichen. Also ich kann jetzt nicht als Ernährungsberaterin mich vergleichen mit klassischem E-Commerce oder mit einem Medien-Newsletter oder so klassischem B2B. Von daher sollte ich dort immer schauen, erstmal, wie sehen sonst die Kennzahlen in der Branche aus? Und dann, wenn ich mich ein bisschen damit beschäftigt habe und ein paar E-Mails schon rausgeschickt habe, dann kann ich schon auch so Tendenzen sehen bei mir selber und sich die Zahlen anschauen im Vergleich zu mir selbst. Und da ist es auch wichtig zu gucken, dass ich das Gleiche miteinander vergleiche. Also wenn ich jetzt ein Newsletter verschicke, dann sollte ich den auch mit einem Newsletter vergleichen. Nicht mit der ersten E-Mail, die nach einer Anmeldung oder so einer Willkommensstrecke, die haben einfach höhere Öffnungsraten. Das ist da einfach normal, dass da die Leute auch nach einer Aktion erwarten, dass da jetzt auch eine Kommunikation kommt. Was aber ganz oft auch ein bisschen vergessen wird, ist das Thema…

[34:59] Wenn wir jetzt einfach ganz klassisch ins E-Mail-Marketing schauen, wie sieht die Verteilergröße aus? Also wächst der Verteiler, dann ist das ein gesundes System oder schrumpft mein Verteiler vielleicht sogar, dass ich immer weniger Leute ansprechen kann und das ist dann nicht normal und auch nicht gesund.

[35:19] Genauso das Thema, wie viele Kontakte sind denn aktiv? Also wie viele kann ich denn tatsächlich erreichen und wie groß ist das Segment, das ich erreichen kann. Das ist auch etwas, was man sich halt anschauen sollte, also den Prozentsatz meiner aktiven Kontakte. Und vielleicht auch, was extrem wichtig ist für den Erfolg, für alles, was man halt hinterher macht, ist das Thema Conversion-Rate auf der Opt-in-Seite. Also sei es ein Lead-Magnet, sei es ein Programm selber oder der Newsletter. Ich habe da eine, irgendwie kommen die Leute ja drauf. und dann habe ich eine Landingpage, die muss ja überzeugen. Ich habe ein Formular und dann kann ich sehen, wie viele Personen sind auf die Landingpage gekommen, wie viele Personen haben das Formular ausgefüllt, wie viele Personen haben das Double-Opt-In bestätigt, damit ich halt sehen kann, hey, wo hakt es denn vielleicht gerade, weil wenn ich das nicht mir anschaue als Zahl und danach habe ich da zwar super viel Traffic draufgebracht, für den ich vielleicht sogar zahle, weil ich Ads schalte und dann stelle ich aber fest, oh, die Double-Opt-In, was weiß ich, ist nicht eindeutig genug oder ich habe mich nicht damit beschäftigt, dass meine E-Mail-Adresse authentifiziert ist und dann landet das Ganze im Spam. Das will man ja natürlich nicht. Von daher sollte man da schon schauen, wie das Ganze, ja, konvertiert.

[36:40] Du denkst da sehr strukturiert. Also mir persönlich kommt das entgegen. Ich hoffe unseren Hörern auch, dass du dieses Gesamtthema Conversion-Rate dann gleich in Schritte untergliederst.

[36:53] Ich glaube, das ist auch so ein bisschen das Sinnbild von dem, wenn man nachher mit einem Tool arbeitet, weil das Tool natürlich diese Struktur dann auch vorgibt. Aber wie gesagt, ich persönlich finde es sehr plastisch und nachvollziehbar. Vielen Dank. Okay.

Besondere Tipps

Und ja, vielleicht die Abschlussfrage für uns. Welchem Typ Solo-Unternehmer würdest du denn das ganze Thema E-Mail-Marketing tatsächlich ins Buch schreiben und sagen, egal was du heute machst, schau dir einfach mal an, weil das in der Branche, in der du tätig bist, einfach den besten Nutzen hat. Also einfach gibt es da ein paar Datenpunkte aus deiner Arbeit mit unterschiedlichen Kunden, wo du sagst, ja, das ließe sich vielleicht auch auf Einzelunternehmer projizieren, die eine bestimmte Dienstleistung haben. Wenn du da noch so die einen oder anderen Insight hast, das wäre vielleicht eine ganz gute Abschlussantwort.

[37:53] Ja, eher so, wir haben jetzt den Ernährungsberater gehabt, wenn ich sage, du bist klassisch in der Beratung oder ich habe vielleicht als Softwareentwickler mal was ganz anderes zu nehmen. Da hat man ja häufig so auch industrielle Zusammenhänge, dass man sagt, okay, als Freelancer für das Thema Softwareentwicklung bin ich am besten über Agenturen aufgehoben, auch wenn der Preis nicht so toll ist, aber da bekomme ich die beste Reichweite. Und so gibt es vielleicht auch im E-Mail-Marketing bestimmte Berufsgruppen oder fachliche Themen, die sich dort vielleicht besonders gut über den Marketingkanal vermarkten lassen. Gibt es da so ein paar Einblicke, die du hast und teilen kannst? Ja, also es gibt bestimmte Branchen, die sollten definitiv das Thema durchführen. Das ist ganz klassisch E-Commerce, weil über E-Mail-Marketing natürlich auch Umsatz generiert wird. Die Frage ist, sind das Solo-Selbstständige? Vielleicht, wenn man noch gar nicht so viele Produkte hat. Wenn ich jetzt darüber nachdenke…

[38:58] Ja, welche Themen da insbesondere wichtig sind, würde ich grundsätzlich erstmal einfach sagen, fokussier dich auf die strategischen Inhalte, also den Evergreen-Content oder die Workflows oder Templates, also E-Mail-Vorlagen, die dir am meisten bringen. Weil grundsätzlich muss man dazu sagen, ja, es gibt ein paar Branchen, bei denen ist das ganz offensichtlich, dass man mit E-Mail-Marketing und Marketing-Automation etwas bewirken kann, aber es geht überall. Das ist jetzt nicht so nach dem Motto.

[39:32] Nee, bei deiner Branche, da bringt das nichts. Selbst bei Unternehmen, die relativ junge Zielgruppen ansprechen, also da sprechen wir auch von Gen Z oder Generation Alpha. Wenn ich jetzt jüngere Menschen anspreche und dann denke, ach ja, E-Mail-Marketing, das nutzt da ja keiner mehr und dann ist das eher auf TikTok und so weiter. Solange ich irgendwo meine E-Mail-Adresse brauche, um mich irgendwo einzuloggen und das ist bei den allermeisten Tools immer noch der Fall, auch bei TikTok oder bei den ganzen sozialen Netzwerken, werde ich eine E-Mail-Adresse haben und werde auch die Möglichkeit haben, E-Mails zu empfangen. Die Frage ist da immer, welche Message sende ich in welchem Kanal und welche Erwartungshaltung liegt da auch dahinter. Also bei einer E-Mail erwartet halt keiner, dass da jemand Kommentare darunter schreibt und dann etwas zurückschickt und sagt, hey, ich fand das und das toll. Ganz anders aber im Social-Media-Bereich, wo es ganz gang und gäbe ist, da schnell und einfach auch Feedback von der Community oder von den potenziellen Leads oder den Menschen, die man da erreicht, zu erhalten. Von daher würde ich nicht sagen, dass es eine bestimmte Branche gibt, wo E-Mail-Marketing sinnvoll ist oder nicht sinnvoll ist. Und gerade das Thema Automatisierung ist ja wirklich bei jedem in irgendeiner Form möglich, denn wenn man mit Kunden arbeitet, dann hat man da halt auch immer bestimmte Prozesse, die ja optimiert werden können.

[41:01] Absolut. Ich finde es auch schön, dass du da nochmal so ein bisschen den Blick weitest, ja, also nicht nur auf eine Branche. Ich glaube persönlich, dass das, was man dem Thema E-Mail oder Newsletter-Marketing so nachsagt, dass man sagt, das ist ein alter Hut. Auf der anderen Seite darf man zumindest aus meiner Sicht, und ich lasse mich gern von dir verbessern, dort nicht täuschen lassen, dass bei den Leuten, wo ich die E-Mail-Adresse in meinem Verteiler habe, ich eine direkte Kontrolle über das, was ich den Leuten schicke oder was ich von den Leuten tatsächlich auch an Unterstützung anfragen kann, dass ich das selbst kontrollieren kann, ohne einen Algorithmus dazwischen. Und diesen Wert für sich selber so ein bisschen im Hinterkopf zu haben und zu sagen, ja, Auch wenn ich das nur für ein Segment nutze, bei mir zum Beispiel, ich nutze das Thema Newsletter nur für Bestandskunden. Ich mache nach draußen keine Akquise, um den Verteiler zu vergrößern, sondern für mich ist das ein Kanal, der in der Customer Journey ganz hinten bei den loyalen Kunden und bei der Pflege von den Bestandskunden eine Rolle spielt. Und diese Fragestellung, ja, also welche Funktion kann auch eine Art von Mailing für mich haben, diese Frage hört sich für mich zumindest bei dir jetzt auch nochmal bestätigt an mit dem, dass du sagst, grundsätzlich kann das in jeder Branche funktionieren.

[42:27] Ja, definitiv. Und das Thema Zielgruppe hast du ja jetzt auch angesprochen. Das ist auch etwas, wo ich mich strategisch vorher einmal vielleicht festlege und überlege, wo priorisiere ich das jetzt erstmal. Da kann ich natürlich auch erstmal sagen, gut, ich priorisiere erstmal, ich automatisiere das, was ich eh gerade sonst manuell gemacht hätte, bei den Kunden. Und dann habe ich erstmal meine Zielgruppe und auch meine Aufgaben ganz klar definiert und kann mich danach darüber Gedanken machen, hey, ich habe gar nicht genug Leads, wie kriege ich neue potenzielle Kunden her, was für Inhalte wären denn da spannend, wie kann ich die auf mich aufmerksam machen, mit welchen Kanälen gehe ich dann dazu raus. Und das ist halt eben auch dann was Strategisches, das ich mir überlegen muss. Also ich muss nicht gleich am Anfang alles machen, sondern halt das, was mir am meisten Mehrwert bringt, vielleicht zuerst.

[43:19] Cool. Sehr, sehr schön. Da kann auf Deutsch gesagt nichts mehr danach kommen. Sehr, sehr gut zusammengefasst. Wenn sich jemand für dein Thema interessiert, liebe Valerie, wie kann man am besten auf dich zugehen? Wo erreicht man dich am besten? Am besten tatsächlich über LinkedIn. Ja, also gerne einfach ansprechen und dann… Helfe ich, wo ich kann. Sehr, sehr, sehr, sehr cool. Ich packe den Link zu deinem LinkedIn-Profil einfach in die Show Notes rein. Dann haben wir da die Tür ganz weit offen und diejenigen, die dort Fragen oder auch Wünsche haben, sollen da gern direkt auf dich zukommen. Liebe Valerie, in diesem Sinne möchte ich mich ganz herzlich bei dir für das besondere Gespräch bei dir bedanken. Ich persönlich hatte super viel Spaß. Ich hoffe, unsere Zuhörer und Zuhörerinnen teilen auch meinen Eindruck von dir als absoluter Sonnenschein, kleiner Insider. Und mit deinem schier unendlich tiefen Wissen zu dem Thema bist du, glaube ich, für ganz viele ein toller Ansprechpartner. Bleib, wie du bist. Für dich persönlich weiterhin ganz viel Erfolg in der Arbeit mit deinen Kunden

[44:31] und ganz viele kreative Ideen für Abläufe, die man einfach neu denken kann und in dem Fall vielleicht sogar auch automatisieren. Danke schön. Ja, es hat mir sehr großen Spaß gemacht, lieber Jan. Und ja, ich hoffe, dass der ein oder andere etwas mitnehmen konnte.

Da bin ich ganz sicher. Vielen Dank für deine Zeit.

Resümee

[44:48] Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber mir hat das Gespräch mit Valerie unglaublich wertvolle Einblicke geliefert. Besonders Ihr Weitblick, dass man beim Einstieg in die Automatisierung nicht unbedingt gleich an Marketing oder E-Mail denken sollte, sondern erstmal den eigenen Arbeitsablauf durchdenken und damit zu realisieren, was passiert eigentlich vor, während oder nach der Lieferung meiner Dienstleistung. Die praktischen Hinweise, die sie am Beispiel der Ernährungsberaterin gegeben hat, fand ich persönlich sofort umsetzbar und zeigen, wie man nicht nur Zeit spart, sondern noch gleichzeitig die Qualität der eigenen Dienstleistung auf ein ganz neues Niveau hebt. Das ist genau der Schlüssel, nach dem wir Solo-Unternehmer suchen. Ich bin gespannt, welche Ideen dir in den Kopf gekommen sind. Wo siehst du Potenzial, Automatisierung in deinem Arbeitsalltag einzusetzen?

[46:01] Schreib mir gerne deine Gedanken oder Erfahrungen, wie immer, an jan.webgefährte.de. Ich freue mich drauf. Bleib neugierig auf weitere Erfolgsrezepte. Und bis zur nächsten Folge wünsche ich dir eine produktive Zeit und natürlich allzeit gute Rankings. Dein Jan.